Muchas empresas son verdaderos ejemplos de reuniones de trabajo efectivas. Todo el mundo llega puntual, con anotaciones y aportes para la reunión y se van con todos los acuerdos anotados y su parte del trabajo clara. Pero son una minoría.

En la mayoría de las empresas los trabajadores se quejan de que las reuniones de empresa son demasiado largas, que son aburridas y que en muchos casos no sirven de mucho porque se habla, se discute pero no se suelen fijar acuerdos. Incluso es frecuente que el tema que se iba a tratar se desvíe y se acabe hablando de otras cosas sin importancia que consuman mucho tiempo sin tener realmente productividad.

Respeta los tiempos de la gente

La mayoría de las personas se quejan de que las reuniones de empresa los distraen de su trabajo normal y que les quitan demasiado tiempo. Si cuando alguien va a una reunión sabe exactamente a qué hora empezará y a qué hora acabará y que estos horarios se respetarán realmente, podrá organizarse mejor. reuniones-empresa

Es muy importante evitar los retrasos porque la gente tienen la sensación de que está perdiendo el tiempo esperando por los demás, lo cual es cierto, y a la siguiente reunión acudirán más tarde, por lo que al final los retrasos pueden ser de hasta media hora. Si se sabe que todo comenzará puntual la gente acudirá a tiempo.

Si además cuentan con un planning de la reunión para saber qué puntos se van a tocar exactamente, podrá llevar preparadas todas las cosas que tenga que decir en cada uno de los puntos y todo estará previamente preparado y decidido.

Deja claros los acuerdos

Aunque se cierre cada punto con un acuerdo o una decisión es algo recomendable que al final de la reunión se haga un resumen muy breve y muy claro con todos los acuerdos tomados. Así, no habrá olvidos ni malos entendidos.

Nadie podrá decir que no sabía que finalmente se había acordado algo, porque todo se dirá punto por punto y quedará perfectamente enumerado. También se recomienda que se fije la fecha de la siguiente reunión.

El tiempo entre reunión y reunión dependerá del volumen de trabajo de la empresa, pero es recomendable hacerlas cada semana. Reuniones breves, en las que se vaya al grano y se haga un seguimiento de cómo se están cumpliendo los acuerdos a los que se ha llegado antes además de tomar otros nuevos.